Interview, Steuerberatung-Branche

Scannen lassen

Ulrich Troeller, Enteos (Foto: privat)

Um die Vorteile der digitalen Belegbearbeitung zu ernten, muss Zeit in die Digitalisierung der Belege gesteckt werden. Das Unternehmen Enteos sendet Mitarbeiter zum Scannen in Kanzleien. Geschäftsführer Ulrich Troeller sprach mit steuerkoepfe.de über diese Dienstleistung und die Zukunft des Papierbelegs.

Inzwischen gibt es kaum noch eine Kanzlei ohne Scanner. Sie bieten nun das Personal zum Scannen dazu. Wo ist da der Vorteil für die Kanzleien?

Wir lösen das Personalproblem der Kanzleien und bieten das Scannen als das, was es ist: eine einfache, günstige Dienstleistung. Dabei zahlen die Kanzleien pro erfasstem Beleg und brauchen niemanden anzustellen. Der Papieransturm auf die Kanzleien wird uns noch lange erhalten bleiben. Die Berater sollten sich daher fragen, wer die Belege digitalisiert. In der Praxis stellen Sie dann schnell fest, dass sie es mit dem bestehenden Personal nicht hinbekommen. Es passt nicht von der Qualifikation – Steuerfachangestellte oder Buchhalter sind für diese Tätigkeit zu teuer. Es passt auch nicht zu den Abläufen – Sekretariate sind zu hektisch und zu sprunghaft für ein konzentriertes Scannen, mit dem Ergebnis, dass die Belege oft einen Tag länger liegen bleiben und Ihnen diese Zeit hinten raus bei der Buchführung fehlt.

Das Scannen ist eine einfache, gleichförmige Tätigkeit, die dennoch mit Sorgfalt abgearbeitet werden muss.

Das Scannen ist eine einfache, gleichförmige Tätigkeit, die dennoch mit Sorgfalt abgearbeitet werden muss, damit die Ergebnisse verwertbar sind. Das erledigen unsere Kräfte. Wir können sie mit Akkordzulagen entlohnen und kommen so auf bis zu 1.000 fehlerfrei gescannte Belege pro Stunde. Für Kanzleien lohnt es nicht, solche Kräfte fest anzustellen. Denn wer 1.000 Belege die Stunde scannt, schafft bei Vollzeitbeschäftigung rund 150.000 Belege im Monat – und welche Kanzlei hat so viele Belege?

Was sind das für Kräfte, die Sie in die Kanzleien entsenden?

Meistens sind es ältere Arbeitnehmer, die diese Nebentätigkeit zusätzlich zu ihrem eigentlichen Beruf ausüben. Wir arbeiten mit den Jobcentern zusammen und können bundesweit pro Ausschreibung etwa 20 bis 30 Interessenten anziehen. Daraus treffen wir eine Vorauswahl. Die engere Auswahl laden wir dann in die Kanzlei ein, wo wir die Vorstellungsgespräche organisieren und eine Empfehlung für einen bestimmten Bewerber aussprechen. Auf Wunsch sind die Berater bei den Gesprächen dabei und bringen so ihre Präferenzen ein.

Müssen diese Kräfte sich mit Kanzlei-Software auskennen?

Nein, aber sie müssen die Scanner Soft- und Hardware kennen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wir schulen sie ein auf Datev Unternehmen online und Datev Scan-Modul oder wir lernen den Mitarbeiter auf dem Enteos-Scanmodul an, wenn es sich um eine andere Software handelt.

Was ist mit selbst-scannenden Mandanten?

Der Mandant hat kein originäres Interesse, selbst ordentlich zu scannen

Damit haben unsere Berater keine gute Erfahrungen gemacht und nur ca. 5 bis 10 Prozent aller Mandanten werden ihre Belege sorgfältig und regelmäßig einscannen. Doch grundsätzlich hat der Mandant kein originäres Interesse, ordentlich zu scannen. Da fehlt dann eine Rückseite oder es wird unleserlich eingescannt. Mandanten, die zum Scannen überredet werden, scannen oft lausig. Das Ergebnis: Zeitaufwendige Nacharbeiten in der Kanzlei, keine Kostensenkung durch die digitale Belegverarbeitung. Im Auftrag des Beraters, entsenden wir unsere Kräfte aber auch zu Mandanten, um dort zu scannen – wenn die Mandanten groß genug sind.

Brauchen die Kräfte buchhalterische Fähigkeiten?

Nein. Abhängig von der Anlieferungqualität des Mandanten, werden die Belege vorsortiert der Scan-Kraft übergeben, damit die Belege in den richtigen Belegtypen landen. Das heißt: Wenn Sie vom Mandanten den sprichwörtlichen Schuhkarton bekommen, wird eine Buchhaltungskraft diesen vorsortieren müssen, um diese Belege anschließend überhaupt verarbeiten zu können.

Unsere Top-Kunden reduzieren mit uns den Buchhaltungsaufwand um 25 Prozent!

Buchhalterische Fähigkeiten sind notwendig, um sich in der komplexen Steuerwelt zurechtzufinden, doch nicht um die Belegmerkmale wie Rechnungsnummer, -datum, Steuersatz und so weiter abzutippen. Was wir aber sehr wohl leisten, ist neben dem Scannen die Verschlagwortung des Belegs mit den relevanten Merkmalen und bei wiederkehrenden Belegen die Lieferung eines Buchungsvorschlags, der ins System überspielt wird und nur noch von der Fachkraft abgenickt werden muss. Denn allein auf die automatische Buchstabenerkennung – OCR – ist kein Verlass. Da bleiben Felder frei, es werden Rechnungsangaben übersehen und eine eingebaute Logik kennt das OCR-Modul auch nicht. Unsere Kräfte stellen sicher, dass alle Felder ausgefüllt und dass alle Rechnungsmerkmale erfasst sind. Wenn Sie vergleichen wollen: Sie können entweder einen Beleg vollständig selber abarbeiten oder Sie bearbeiten einen digitalisierten Beleg samt Buchungsvorschlag – was ist Ihnen lieber? Unsere Top-Kunden reduzieren mit uns den Buchhaltungsaufwand um 25 Prozent!

Was ist mit dem Ersetzenden Scannen, das die Vernichtung der Belege erlaubt?

Das können wir auch anbieten. Sie benötigen dafür die richtige Software, einen Scanner und eine Verfahrensdokumentation, die alle Abläufe vom Scannen bis zur Ablage festschreibt. Bislang verursachte vor allem die Verfahrensdokumentation einen nicht zu unterschätzenden Aufwand. Diese müssen Sie zusammen mit dem Mandanten erstellen, was ungefähr sechs bis acht Stunden Arbeit und somit gut 1.000 Euro Beratungshonorar verursacht. Welchem Mandanten können Sie solch einen Aufwand zumuten? Enteos konnte diesen Aufwand auf eine Stunde reduzieren, in dem die Prozessschritte “Vorbereitung, Digitalisierung und Archivierung” standardisiert wurden – und dann wird es wieder interessant. Auch wurde in der Simulationsstudie „Ersetzendes Scannen“, durchgeführt von Prof. Dr. Alexander Roßnagel, Maxi Nebel und der Datev eG, festgestellt, dass einem Dritten in der Regel kein Fälschungsinteresse unterstellt wird, da er keinen Vorteil in der Fälschung des Dokuments haben wird. Das ist für viele Berater ein Grund, diese Prozesse von Enteos durchführen zu lassen. Dennoch bieten die Berater das Ersetzende Scannen nur für zuverlässige Mandanten aus Branchen mit geringem Risiko an.

Was ist die langfristige Perspektive für papierne und digitale Belege?

Papier wird uns noch lange erhalten bleiben. Schauen Sie nach Skandinavien. Dort ist man beim digitalen Belegaustausch sehr viel weiter. Allerdings stagniert das digitale Belegaufkommen dort seit einiger Zeit bei 40 Prozent. Und ein Großteil der digitalen Belege sind pdf-Dateien, was wiederum den Einsatz von OCR-Technologie erfordert. Man kann annehmen, dass diese 40 Prozent auch hierzulande das Maximum darstellen. Jetzt kommt mit ZUGFeRD die strukturierte Rechnung mit einer pdf-Datei fürs Auge und xml-Daten für die EDV. Wenn tatsächlich die Verwaltung ab 2018 keine Papierrechnungen, sondern nur noch strukturierte, digitale Rechnungen akzeptiert, dann wird es einen Veränderungsdruck auf liefernde Unternehmen geben. Die dauernde Digitalisierung hat aber auch gezeigt, dass der Veränderungsdruck nicht von unten ausgeht, sondern von oben. Die Mandanten verlassen sich da sehr auf ihre Steuerberater und wenn der Steuerberater sagt ‚Das brauchst Du nicht‘, dann wird dieses Projekt weiter aufgeschoben. Aber da ist es für Prognosen noch zu früh. Die ZUGFeRD-Feldversuche sind im Vergleich zum gesamten Rechnungsaufkommen sehr klein. Im Endeffekt bedeutet das: Die digitale Umwälzung bei den Belegen kommt langsamer als gedacht und Papier wird uns noch lange erhalten bleiben.